Aktīvistu anketaIeteikumiemLU SP Kalendārs

Projektu konkursa ceļvedis

Vai Tu esi LU studējošais un vēlies aizbraukt uz konferenci, Tev padomā ir kāds pasākums, ko vēlies organizēt, vēlies īstenot kādu iniciatīvu vai arī piedalīties kādā konkursā, bet Tev nepieciešams finansējums? Iesniedz savu projektu Latvijas Universitātes Studentu padomes (LU SP) rīkotajā Projektu konkursā un kandidē uz sev nepieciešamo finansējumu!

Lai uzzinātu, kā strādā LU SP Projektu konkurss, iepazīsties ar tā ceļvedi!

Projekta pieteicēja darbi ir norādīti 4 soļos.
Papildus, Projekta konkursa žūrijas darbības ir norādīti slīprakstā.

1. solis

Aizpildi projekta pieteikumu (1., 2., 3. pielikums) un līdz mēneša pēdējās darba dienas plkst. 17.00 iesniedz to:

Žūrija izskata iesniegtos projekta pieteikumus līdz nākamā mēneša 10. datumam. Projekti, kas sasniedz ne mazāk kā 70% no maksimāli iegūstamo punktu skaita pēc noteiktajiem kritērijiem, tiek virzīti uz nākamo kārtu. Informāciju par nākamās kārtas norisi projekta pieteicējs saņem e-pastā aptuveni nedēļu pirms 2. kārtas tikšanās un tā noris ne vēlāk kā attiecīgā mēneša 20. datumam.

2. solis

Īsumā (prezentācija līdz 5 minūtēm) iepazīstini žūriju ar projekta mērķi, norisi, nepieciešamo finansējumu un citām detaļām un atbildi uz žūrijas jautājumiem.

Žūrija vienojas par pilna vai daļēja finansējuma piešķiršanu projektam. Informāciju par žūrijas lēmumu projekta pieteicējs saņem e-pastā 2 darba dienu laikā pēc 2. kārtas izvērtēšanas.

  • Kāpēc žūrija var apstiprināt daļēju finansējumu? Žūrija var atbalstīt projekta mērķi un norisi, bet piešķirt daļēju finansējumu, ko viņi uzskata par atbilstošu, piemēram, liels finansējuma daudzums uz ļoti šauru cilvēku loku ar ne tik lielu ieguvumu.
  • Vai žūrija var nepiešķirt finansējumu? Visdrīzāk žūrija piešķirs finansējumu projektam, kas ticis uz 2. kārtu, jo tas atbilst kritērijiem, pēc kuriem projektu vērtēja 1. kārtā. Tomēr var būt, ka žūrija vēlas atbalstīt projektu, taču PK budžets jau ir iztērēts, tādēļ žūrija nespēj piešķirt projektam finansējumu.

3. solis

Sagatavo tāmi docx formātā un elektroniski parakstītu edoc failu nosūti LU SP izpilddirektorei Ilonai Kukai uz ilona.kuka@lu.lv. Gatavo pārējos finanšu pamatojošos dokumentus atbilstoši sava projekta finansējuma veidam.

LU SP paraugi: Tāme un apliecinājums par līdzmaksājumu (apliecinājums nav nepieciešams visiem finansējuma veidiem)

Atkarībā no projekta finansējuma veida ir dažādi veidi, kā piešķirtos līdzekļus realizēt:

  • Komandējums

Jāaizpilda komandējuma iesniegums, tas jāadresē savas fakultātes dekānam. Aizpildītā iesnieguma veidlapa jāatsūta elektroniski uz e-pastu ilona.kuka@lu.lv un izdrukāta papīra formātā jāsaskaņo ar fakultātes dekānu (dekāns paraksta iesniegumu) un jāieliek Studentu padomes biroja kastītē Dokumentu pārvaldības nodaļā, Raiņa bulvārī 19, 136. telpā, darba laikā.

Pēc projekta beigām LU lietvedībā jāiesniedz komandējuma izdevumu norēķins un komandējuma pārskats. Ja tas ir grupas komandējums, tad kopā ar komandējuma iesniegumu jāiesniedz arī komandējamo saraksts, pēc projekta beigām jāiesniedz arī izdevumu izmaksa, kur parakstījušies visi komandējuma grupas dalībnieki.

Komandējuma veidlapas pieejamas: lu.lv → Mans portāls → Lietvedība

LU SP paraugi: Komandējums

  • Naktsmītnes, transports, lidojuma biļetes

Tiek organizēts caur LU centralizēto iepirkumu (Ceļojumu aģentūras pakalpojumi Latvijas Universitātes vajadzībām). Jāsazinās ar pakalpojuma sniedzēju (SIA "AVEROJA", kontaktpersona Silja Pētersone, silja.petersone@averoja.lv, +371 67282911), kad izdots komandējuma rīkojums. Pakalpojuma sniedzējam e-rēķina sagatavošanai jāpaziņo struktūrvienības kods, kas identificē LU SP – 033.

Centralizētie iepirkumu līgumi pieejami: lu.lv → Mans portāls → Iepirkumi

  • Cenu aptauja

Veic situācijās, kad projekta ietvaros jāiegādājas konkrētas preces vai pakalpojumi, kas nav pieejami LU centralizētajos iepirkuma līgumos. Piemēram, projekta ietvaros plāno iegādāties ledusskapi kopīgajai virtuvei studentu kopmītnēs, taču šāda prece nav pieejama centralizētajos līgumos – tādā gadījumā tiek sagatavota tehniskā specifikācija ar aprakstu, ko vēlies iegādāties, un veikta cenu aptauja, lai izvēlētos izdevīgāko piedāvājumu no trim pretendentiem.

Cenu aptauju izmanto arī tādiem gadījumiem kā:

  • vienreizēju preču iegāde (piemēram, inventārs, materiāli, balvas);
  • konkrētu pakalpojumu iegāde (piemēram, drukas pakalpojumi);
  • reprezentatīvo materiālu iegāde, ja konkrētais materiāls nav pieejams LU centralizētajā iepirkumā.

Detalizēta pamācība ir pieejama LU SP Drive mapē: Ne pasākumiem

  • Pasākuma pieprasījuma veidlapa (aģentūras pakalpojumi)

Pasākuma pieprasījuma veidlapu izmanto, kad projekta ietvaros plāno organizēt pasākumu, kuram nepieciešams pakalpojumu kopums. Tu šajā veidlapā apraksti pasākuma koncepciju un nepieciešamos elementus, un aģentūra meklē piedāvājumus, kas atbilst tavām prasībām.

Piemēram, organizē Ziemassvētku balli, kurai nepieciešami mūziķi, tehniskais nodrošinājums (skaņa, gaisma), dekorācijas, kūka, fotogrāfs u.c. Tā vietā, lai katram pakalpojumam veiktu atsevišķu cenu aptauju, visu pasākuma pakalpojumu kopumu apraksti vienā pasākuma pieprasījuma veidlapā, un aģentūra sagatavo piedāvājumu visam pasākumam.

Pasākuma pieprasījuma veidlapu izmanto tādiem gadījumiem kā:

  • tematiskas balles, noslēgumu pasākumi, svinības;
  • konferences un semināri;
  • lielāki publiskie pasākumi.

Detalizēta pamācība LU SP Drive mapē: Pasākumiem (aģentūras)

  • Reprezentatīvie materiāli

Pasūtījums jāveic caur LU centralizēto iepirkumu. Centralizētie iepirkumu līgumi pieejami: lu.lv → Mans portāls → Iepirkumi. Jāsazinās ar centralizētā iepirkuma kontaktpersonu un jāsaskaņo pasūtījums.

Var gadīties, ka paredzēts iepirkt reprezentatīvos materiālus, kādi nav paredzēti centralizētajā iepirkumā. Ja pakalpojuma sniedzējs nevar nodrošināt kādu konkrētu reprezentatīvo, tam atsevišķi jāveic cenu aptauja.

  • Pārtikas preces

Tiek pasūtītas no Elektroniskās iepirkumu sistēmas (EIS). Jāsagatavo pasūtījums, norādot preču nosaukumu, kodu un preču skaitu. Gatavojot pasūtījumu jāievēro, ka vienam piegādātājam pasūtāmo preču kopsummai jāpārsniedz 50,00 EUR bez PVN. Pārtikas preces pieejamas: EIS pārtikas preces

LU SP paraugi: EIS

  • Rēķini

Piemēram, rēķins par dalības maksu vai citi rēķini pēc pasūtījuma saņemšanas. Ja rēķins ir papīra formātā, tas jāieliek Studentu padomes biroja kastītē Lietvedībā, Raiņa bulvārī 19, 136. telpā, darba laikā. Ja rēķins ir elektronisks, tas jānosūta uz e-pastu ilona.kuka@lu.lv.

4. solis

Mēneša laikā pēc projekta īstenošanas beigu datuma aizpildi un iesniedz projekta atskaiti (5. pielikums).

  • Atskaite jāiesniedz ne vēlāk kā mēneša laikā pēc projekta beigu datuma un jebkurā gadījumā ne vēlāk kā līdz attiecīgā gada 10. decembrim.
  • Aizpildītā atskaite jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu (edoc vai pdf) un jānosūta uz e-pasta adresi lusp@lusp.lv.
  • Atskaitei obligāti jāpievieno pielikumi:
    • Fotogrāfijas no projekta īstenošanas;
    • Fotogrāfijas konkursa publicitātes vajadzībām;
    • Citi pielikumi pēc iesniedzēja ieskatiem.

Pēc atskaites saņemšanas žūrija to izskata un pārliecinās, ka projekta finansējums izmantots atbilstoši pieteikumā norādītajiem mērķiem un projekta publicitātes pasākumi veikti saskaņā ar nolikuma 43. punktu. Ar atskaites iesniegšanu noslēdzas projekta dalība konkursā.

Pasākuma laikā atceries par publicitātes pasākumiem, atsaucoties uz LU SP kā līdzfinansētāju!